办公仪表规定
(一)着装:
党委宣传部是学院党委系统重要部门,每一位同志都是党委宣传部甚至是学院随时随地的代言人,应该随时保持良好的办公着装形象,让上级领导和社会各界及同仁给予您更多的尊重与信任。
您在正式场合注意穿着职业装素,其余时间可以穿着职业休闲装。鞋子应保持清洁,如有破损应及时修补;工作周末,可以穿着休闲装。
具体要求:
男同志——在工作场所下装须着长裤,不允许穿拖、凉鞋;参加正式活动、会议须着西服、衬衫、(颜色白、灰、淡蓝为主——衬衫的领子与袖口不得污秽)、领带(领带注意与西装、衬衫颜色相配,原则上以黄、红、兰为主调,领带不得肮脏、破损或歪斜松驰)及皮鞋。
女同志:在工作场所着职业装或职业休闲装不追求华丽;
(二)仪表
(1)头发:——头发要经常清洗,保持清洁,男性员工头发不宜太长;
(2)指甲:——指甲不能太长,应经常注意修剪。女性员工涂指甲油要尽量淡色,不宜戴假甲;
(3)胡子——不留胡须,应经常修剪;
(4)口腔——保持清洁,上班前不能喝酒或吃有异味食品;
(5)面部——女性员工化妆应给人清洁健康的印象,不能浓妆艳抹,(不宜用香味浓烈的香水),男性职员应保持面部清洁;
(三)姿势和动作——保持优雅
(1)站姿——两脚脚跟着地,脚尖离开约45度;腰背挺直,胸膛自然,颈脖伸直,头微向下,使人看清你的面孔;两臂自然下垂,不耸肩,身体重心在两脚中间。在会见客户或出席仪式时的站立场合,或在长辈、上级面前,不得把手交叉抱在胸前;
(2)坐姿——坐下后,应尽量坐端正,把双腿平行放好;不得傲慢地把腿向前伸或向后伸,或俯视前方;
※要移动椅子的位置时,应先把椅子放在应放的地方,然后再坐;
(3)走姿——①挺胸、收腹、沉肩、双臂自然摆动;②步伐稳健、轻盈、不漫步、不跨步、不跑步;
(四)语言:
办公室作为全体同志工作的地方,您应遵守以下规定:
1. 办公室禁止大声喧哗
2.办公室言语禁止不文明的词汇
3.公共办公区禁止大声讨论与其他同志无关的议题,共同的讨论或电话会议,可以在会议室或其他房间进行。
4.您与他人的沟通如果座位较远,应尽量采取内部分机电话处理,避免直接喊话。
5.语言规范
(1) 交往语言:
1)致敬打招呼——你好!XX您好!您早!早上好!早!XX早!
2)请求协助或询问——请、请问、请您、劳驾您;
3)表示感谢——谢谢!多谢!
4)打扰别人——对不起!很抱歉!
(2) 电话语言:
1)接电话(铃响最多不得超过三次):您好!党委宣传部;
2)替人接转电话:您好!党委宣传部;对不起,XX不在,需要我帮您转达吗?
(3 )接待语言:
1)您好!
2)能为您做点什么吗:有什么可以帮您的吗?
3)请登记!
4)请稍候!
5)请坐!
6)请允许我先通报一声;
7)对不起;
8)我立即去联系;
9)打扰您一下!
10)好的或行;
11)我帮您打听一下,待会给您回复;
(五)礼仪规范
1.学院内与同事相遇应相互点头、打招呼表示致意;
2.学院及部门内以职务称呼中层领导及学院领导,不要直呼其名。
3.握手时的礼仪:
(1)目视对方眼睛;
(2)握手时脊背要挺直,不弯腰低头;
(3)要大方热情,不卑不亢;
(4)伸手时同性间应先向地位低或年纪轻的;
(5)异性间女性应先向男性伸手;
4. 出入房间的礼貌:
(1)进入房间,要先轻轻敲门,听到应答再进;
(2)进入后,如需要,回手关门,不能大力,粗暴;
(3)进入房间后,如对方正在讲话,要稍等静候,不要中途插话;
(4)如有急事要打断说话,也要看住机会。而且要说:“对不起,打断你们的谈话”;
5.递交物件时
(1)如递文件等,要把正面、文字朝着对方的方向递上去;
(2)如是钢笔,要把笔尖向自己,使对方容易接着;
(3)至于刀子或剪刀等利器,应把刀尖向着自己;
(六)电话使用
(1)电话来时,听到铃响,至少在第二声铃响前取下话简;
(2)通话时先问候你好,并自报学院、部门(您好!党委宣传部);
(3)对方讲述时要留心听,并记下要点,每人准备一本电话记录本;
(4)未听清时,及时告诉对方;
(5)结束时礼貌道别,待对方切断电话,自己再放话简;
(6)通话简明扼要,不得在电话中聊天;
(7)对不指名的电话,判断自己不能处理时,可坦白告诉对方,并马上将电话交给能够处理的人;
(8)在转交前,应先把对方所谈内容简明扼要告诉接收人;
(七)会议
(1)提前到会场做好准备,并将手机调整到带震状态;
(2)领导入会时,应起立示意;
(3)会议中不准随便出入,若有急事请假,要放轻脚步,轻轻离开;
(4)他人发言时,要注意凝听,且不得在下面小声讨论,防止语言、表情作出不礼貌的表现;严禁参加会议时无故早退、交头接耳等;
(八)接待工作
(1)在规定的接待时间内,不缺席;
(2)有来访者,马上起来接待,并让座,倒茶;
(3)接待来访者时应主动、热情、大方、微笑服务;
(九) 介绍和被介绍
(1)无论是何种形式、关系、目的和方法的介绍,应该对介绍负责;
(2)直接见面介绍的场合下,应先把职位资格低者介绍给职位资格高者;若难以判断,可把年轻的介绍给年长的,在本单位和其他单位处理工作关系时,可把本单位的人介绍给别的单位的人;
(3)把一个人介绍给很多人时,应先介绍其中地位最高的或酌情而定;男女间的介绍,应先把男性介绍给女性。男女地位、年龄有很大差别时,若女性年轻可先把女性介绍给男性;
(十)胸卡、工作牌制度:
(1)上班时间员工统一佩戴工作牌上岗;工作牌统一佩戴在胸前;
(2)办公桌面统一摆放工作职务牌
(十一)吸烟规定:办公室内请勿吸烟。
(十二)会议、领导布置工作等的记录制度
1.参加各类会议,随身携带笔记本,做好会议记录及各项工作布置记录。
2.接受各级领导交办工作室,随身携带笔记本,做好详细工作布置记录
(十三)乘坐轿车的座次礼仪
按照国际贯例,乘坐轿车的座次安排的常规是:右高左低,后高前低。具体而言,轿车座次的尊卑自高而低是:
上下车顺序
同女士、长者、上司或嘉宾乘双排座轿车时,应先主动打开车后排的右侧车门,请女士、长者、上司或嘉宾在右座上就座,然后把车门关上,自己再从车后绕到左侧打开车门,在左座坐下。到达目的地后,若无专人负责开启车门,则自己应先从左侧门下车后绕到右侧门,把车门打开,请女士、长者、上司或嘉宾下车。
(十四)特殊情况的处理:
1.防火
(1)在办公区域发现火警,有义务拨打119电话报警
(2)如果您认为火势可以处理,应及时利用办公区域的消防设备扑灭火源,保证学院财产
(3)如果火势已经较大,您应该在组织下顺序通过楼梯离开办公区域,千万不要使用电梯。
2.其他特殊情况
(4)当您发现办公室室门窗出现异常,并有明显被破坏的痕迹,请您核实情况后立即向保卫处汇报。
(5)当您发现公司财物,包括固定资产、非固定资产有明显丢失痕迹,立即上报保卫处,予以处理。